POLÍTICA DE DENUNCIAS – EDEBÉ EDUCACIÓN, S.L.
1. INTRODUCCIÓN
Esta Política de denuncias (en adelante, la “Política”) tiene como objetivo explicar el funcionamiento de la herramienta interna de EDEBÉ EDUCACIÓN, S.L. (en
adelante, “EDEBÉ”, “Compañía” o “Empresa”) para comunicar, de manera confidencial y segura, las actuaciones que puedan ser susceptibles de constituir
una irregularidad o acto ilícito o que simplemente incumplan los principios de la Compañía o alguna normativa interna.
Su implantación tiene base legal en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción (en adelante, la “Ley de Protección del Informante”).
EDEBÉ se compromete a propiciar que la Empresa sea un espacio de trabajo seguro y ajustado a la legalidad.
En ese sentido la Empresa expresa TOLERANCIA CERO ante cualquier actuación, hecho o circunstancia susceptible de constituir una ilegalidad o delito
o que, como ya se ha expuesto, incumpla los principios rectores de la Empresa, constituyendo este procedimiento una muestra más del rechazo de la Compañía a tales conductas y una invitación a que las personas trabajadoras y colaboradoras, lo utilicen.
Sin perjuicio del canal interno de EDEBÉ, que se describe en esta Política, se informa a los denunciantes de que también pueden dirigirse a los canales
externos que de describen en la Sección 7.
2. DEFINICIONES, PRINCIPIOS BÁSICOS Y OBJETIVOS
2.1. Esta Política es una herramienta para comunicar las irregularidades o actos ilícitos, entendidos como cualesquiera acciones u omisiones que puedan constituir infracciones del Derecho de la Unión Europea que:
a) Entren dentro del ámbito de aplicación de la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativa a la
protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión;
b) Incidan en intereses financieros o afecten al mercado interior;
c) Puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave;
d) Puedan vulnerar la normativa interna de la Compañía.
A modo meramente enunciativo y no limitativo, podrán ser objeto de denuncia:
| Conflicto Laboral | Moobing / Harrasment Acoso Sexual / Sexual Harrasment Discriminación Conducta inadecuada y otros conflictos en el entorno laboral |
| Condiciones Laborales | Condiciones Laborales |
| Privacidad / seguridad de la información | Privacidad / seguridad de la información |
| Actos contrarios a la Integridad de la empresa | Conflicto de Intereses Corrupción de Funcionarios Públicos Actos contrarios a la integridad en el ámbito privado |
| Fraude Patrimonial | Fraude Externo |
Trato de Favor | Trato de Favor |
| Control Financiero | Control Interno sobre el Reporte Financiero |
| Incumplimiento legal | Incumplimiento Ley |
| Otras |
2.2. Los principios que rigen el funcionamiento y gestión de esta Política de denuncias y del Canal de Denuncias de EDEBÉ son los siguientes:
a) Transparencia y accesibilidad: El Canal de Denuncias será de conocimiento público exponiéndose y comunicándose, a nivel externo través de la página web de EDEBÉ, en una sección separada y fácilmente identificable y a nivel interno, a través de la intranet corporativa.
b) Confidencialidad: Compromiso inequívoco de la garantía de confidencialidad, sobre la identidad y comunicaciones de las personas informantes, de las personas afectadas y de cualquier tercero que se mencione en la información suministrada. La confidencialidad también se garantiza cuando la comunicación sea remitida por canales de denuncia que no sean los establecidos o a miembros del personal no responsable de su tratamiento, ya que todo el personal de EDEBÉ conoce su obligación de remitir las comunicaciones recibidas al Responsable del Canal Interno de forma inmediata, siendo consciente de que el quebrantamiento de la obligación de confidencialidad se considera como una infracción muy grave.
c) Buena Fe: Las comunicaciones que se efectúen a través del Canal de Denuncias serán realizadas con convicción en cuanto a la verdad o exactitud.
d) Objetividad e Imparcialidad: Cuantas comunicaciones se realicen y reciban por la Empresa a través de su Canal de Denuncias, serán tratadas y gestionadas bajo los mismos criterios, con independencia de quién las realice y sobre quién o qué versen.
e) Prohibición de represalias: Tal y como se expone en la Sección 5 de esta Política, la persona denunciante que ejerza su derecho a utilizar este canal de denuncia de buena fe, no podrá ser perseguida ni represaliada en modo alguno este motivo, incluyendo las amenazas de represalia y las tentativas de represalia.
f) Presunción de inocencia: Se exige el respecto de la presunción de inocencia y derecho al honor de la persona afectada por las comunicaciones realizadas. El denunciado tendrá derecho a presentar alegaciones y a ser oído en todo momento.
g) Protección de datos: En todo caso, se deberán respetar los principios y obligaciones en materia de protección de datos, de conformidad con el Reglamento (UE) 2016/679 General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD).
3. ÁMBITO DE APLICACIÓN
El canal de denuncias de EDEBÉ estará a disposición de todas las personas que tengan relación laboral o profesional con la Empresa y que lleven a cabo actividades o presten servicios en o para ésta y que tuvieran conocimiento de infracciones, actos ilícitos o irregularidades que pudieran afectar a la Empresa.
Concretamente, el canal de denuncias está a disposición de:
a) Personas trabajadoras;
b) Personas en prácticas;
c) Candidatos/as a puestos de trabajo que se encuentren en un proceso de selección de personal o de negociación contractual;
d) Autónomos/as;
e) Accionistas, partícipes y personas pertenecientes al órgano de administración, dirección o supervisión de la empresa, incluidos los miembros no ejecutivos;
f) Cualquier persona que trabaje para o bajo la supervisión y la dirección de contratistas, subcontratistas y proveedores de EDEBÉ.
Asimismo, conviene hacer hincapié en que las medidas de protección legal a la persona informante también aplican a:
a) Personas físicas que asistan a la persona informante y que tengan el mismo vínculo con EDEBÉ;
b) Personas físicas que estén relacionadas con la persona informante y que puedan sufrir represalias, como compañeros/as de trabajo o familiares de la persona informante;
c) Personas jurídicas para las que trabaje la persona informante o con las que mantenga cualquier otro tipo de relación en un contexto laboral o en las que
ostente una participación significativa.
4. PROCEDIMIENTO Y GESTION DE DENUNCIAS: CANAL DE DENUNCIAS INTERNO DE EDEBÉ.
A) Responsables
Las personas que intervienen en el procedimiento tienen la obligación de guardar una estricta confidencialidad y reserva, y no deben transmitir ni divulgar
información sobre el contenido de las denuncias presentadas, resueltas o en proceso de investigación de las que tengan conocimiento y, sobre todo, la
identidad de la persona informante si la hubiera revelado. Según lo que se establece en el principio de confidencialidad, dentro del apartado de principios y
garantías.
Se crea una Comisión de Admisión y Gestión que estudiará y analizará las denuncias y será el responsable de la gestión del Canal. Dicha Comisión estará
integrada por personal de RRHH de la empresa.
El acceso a los datos personales contenidos en el Canal de denuncias queda limitado, dentro del ámbito de sus competencias y funciones, exclusivamente a:
a) La persona responsable del Canal Interno;
b) La persona responsable de RRHH de EDEBÉ, solo cuando procede la adopción de medidas disciplinarias contra una persona trabajadora;
c) La persona responsable del departamento legal de EDEBÉ, si procede la adopción de medidas legales en relación con los hechos relatados en la comunicación.
d) Las personas encargadas del tratamiento designadas por EDEBÉ y que requieran acceder a dichos datos en el marco de la prestación de sus servicios;
e) La persona delegada de protección de datos.
B) Procedimiento:
I. Inicio:
La investigación se inicia a partir de la denuncia realizada por la persona conocedora del supuesto hecho o conducta irregular. La persona informante
tiene derecho a presentar la denuncia de forma anónima.
La comunicación de una denuncia podrá hacerse por escrito o de forma verbal (según lo descrito en el paso II), garantizándose por parte de la Empresa la
confidencialidad tanto de la persona informante como de cualquier otra persona involucrada o detallada durante el proceso.
La persona informante podrá escoger si quiere recibir comunicaciones acerca de los avances en la investigación y tramitación de la denuncia, o si, por lo contrario, prefiere no tener más información al respecto.
Dependiendo de lo anterior y también de si la persona informante quiere mantener el anonimato o prefiere revelar su identidad, las denuncias podrá contener los siguientes datos:
1. Datos de la persona denunciante (si no es anónima y si la persona informante desea mantener comunicaciones con el Responsable del Canal Interno sobre los avances de la investigación y tramitación de la denuncia): Nombre y apellidos, DNI, domicilio, número de teléfono y correo
electrónico.
De ser proporcionada, esta información será utilizada para mantener la comunicación con el informante o, en su caso, para solicitarle información adicional.
2. Exposición de los hechos denunciados de la manera más detallada posible.
3. Forma en la que se tuvo conocimiento de los hechos que son denunciados.
4. Persona o entidad contra la que se dirige la denuncia, indicando, en caso de persona física, los mayores datos
posibles para permitir su individualización (nombre y apellidos, cargo, área de la empresa, etc.).
5. Indicación de posibles testigos que hubiesen presenciado los hechos denunciados o que tuvieren antecedentes sobre los mismos.
6. Cualquier otra información que pueda ser útil en la evaluación, investigación y resolución final de los hechos denunciados.
7. Cualquier documentación que pruebe la denuncia.
La persona informante no podrá ser objeto de represalias de ningún tipo por el simple hecho de denunciar, de conformidad con lo indicado en la Sección 5 de
esta Política.
II. Medios de comunicación:
La persona informante podrá escoger entre los siguientes canales para presentar la denuncia:
Por correo ordinario: A la atención del Canal de Denuncias
Por correo electrónico: canaldedenuncias@edebe.net
Por vía telefónica: A las personas integrantes de la Comisión de Admisión y Gestión
En una reunión presencial: La persona informante puede solicitar la reunión presencial enviando un email a través de cualquiera de los medios y canales indicados, que deberá tener lugar en el plazo máximo de 7 días desde la solicitud.
A efectos de garantizar el contenido de las comunicaciones verbales, incluidas las presenciales, éstas serán documentadas, previo consentimiento de la persona informante. Para ello, podrán utilizarse los siguientes métodos:
(i) La grabación de la conversación en un formato seguro, duradero y accesible o;
(ii) A través de una transcripción exacta y completa de la conversación realizada por el personal responsable de tratarla. En este caso, se deberá ofrecer a la persona informante la oportunidad de comprobar, rectificar y aceptar mediante su firma la transcripción realizada.
III. Acuse de recibo:
La Comisión de Admisión y Gestión enviará un acuse de recibo de la denuncia la persona informante, en el plazo de 7 días naturales siguientes a su recepción, siempre que ésta no sea anónima.
IV. Admisión a trámite:
Una vez recibida la denuncia, la Comisión de Admisión y Gestión procederá a su registro, abriendo un expediente e identificándola por una referencia, que
garantice el cumplimiento de lo previsto en la normativa de protección de datos personales. Y comprobarán todos los posibles incumplimientos de forma
cuidadosa y confidencial.
En caso de tratarse de una denuncia relativa a materias reguladas en el Protocolo de Acoso que actualmente está vigente en la empresa, recibida la denuncia, esta se reenviará a la Comisión existente en materia de Acoso para su tramitación por ese Canal.
Si hay indicios de que los hechos de la denuncia sean constitutivos de un delito, EDEBÉ remitirá la comunicación de forma inmediata al Ministerio Fiscal. En el
caso de que los hechos afecten a los intereses financieros de la Unión Europea, se remitirá a la Fiscalía Europea.
La Comisión de Admisión y Gestión podrá:
a) En el caso de que la denuncia no sea anónima, requerir al denunciante para que proporcione información adicional, proceda a subsanar los defectos formales o aclare la información transmitida o entregue documentación adicional.
b) Admitir a trámite la denuncia, por recoger indicios de que la conducta denunciada constituye una irregularidad o acto ilícito, de conformidad con lo indicado en la Sección 2.1. de esta Política.
c) Rechazar la denuncia y proceder a su archivo, cuando de manera manifiesta se haya formulado de mala fe o abuso de derecho o cuando se desprenda de la propia denuncia que la conducta o hechos denunciados no constituyan un una irregularidad o acto ilícito, de conformidad con lo indicado en la Sección 2.1. de esta Política.
De darse este supuesto, se deberá dejar constancia en un informe de las causas que justifican las razones del archivo.
Existiendo indicios razonables, la Comisión de Admisión y Gestión la derivará, en su caso, a la Comisión de Investigación:
En el caso de denuncias anónimas, la Comisión de Admisión y Gestión seguirá los trámites previstos en los apartados b) y c) anteriores.
V. Comisión de investigación:
Admitida a trámite la denuncia, el procedimiento estará en manos de la Comisión de investigación. Dicha Comisión estará formada por las personas que se determinen por parte de la Dirección de la Empresa según competencia en la materia y responsabilidad, salvo que la persona objeto de la denuncia sea el
Director General, en cuyo caso será el Consejo de Administración el que determine las personas que formen dicha Comisión.
Adicionalmente, si fuera necesario, podría formar parte de dicha Comisión alguna persona externa experta en la materia objeto de denuncia.
La Comisión de Investigación respetará el principio de presunción de inocencia en todos los trámites y actuaciones que lleve a cabo y evidentemente, mantendrá la confidencialidad en todo momento.
El procedimiento se inicia comunicando por escrito a las partes interesadas el acuerdo de comienzo del procedimiento de investigación, salvo en el caso de
que la denuncia sea anónima o que fuera necesario aplazar su notificación para garantizar una investigación eficaz o que existieran otros intereses materiales
justificados que prevalezcan sobre los intereses de la(s) persona(s) investigada(s) o interesada(s).
Las funciones de la Comisión de Investigación son:
- Analizar la denuncia y, en su caso, la documentación que se adjunte.
- Entrevistarse con la persona denunciante. Si ésta ha decidido acudir directamente a la fase de denuncia e investigación, debe ser informada del procedimiento y de las vías posibles de actuación. Si en la denuncia no están suficientemente relatados los hechos, se pedirá que se haga un relato adicional de los hechos.
- Entrevistarse con la persona denunciada.
- Entrevistar a posibles testigos.
- Valorar si se precisan medidas cautelares.
- Emitir el informe vinculante.
Esta Comisión concluirá con un informe, que se emitirá, a más tardar, dentro de los 3 meses siguientes a la formulación de la denuncia, salvo en casos de
especial complejidad que se requiera una ampliación del plazo, en cuyo caso, este podrá extenderse hasta un máximo de otros 3 meses adicionales. El informe incluirá las conclusiones a las que se haya llegado y la propuesta de las medidas que se consideren adecuadas. La Comisión será la responsable de la gestión, custodia, y garante de la confidencialidad, del conjunto de documentos que se generen y se manejen en esta fase. A esos efectos, la Empresa pone a su disposición los medios necesarios para hacer gestionar esas responsabilidades.
El informe de la Comisión de Investigación se remitirá al Órgano Resolutor.
VI. Órgano Resolutor:
El órgano Resolutor estará formado por el Director General y los miembros del Comité de Dirección de la Empresa que sean pertinentes, salvo que la persona
objeto de la denuncia sea el Director General, en cuyo caso el Órgano Resolutor pasará a estar integrado por el Consejo de Administración de la Empresa.
Tras analizar todas las circunstancias y valorando la investigación efectuada, el Órgano Resolutor formulará su propuesta de resolución que enviará por escrito a las partes para que, en el plazo de siete días, formulen las alegaciones que estimen oportunas.
Transcurrido ese plazo, la Resolución será firme. La firmeza de la Resolución se comunicará a las partes.
La Resolución podrá tener dos sentidos:
a) Desestimar la denuncia. En este caso, se comunicará por escrito a la persona denunciante y a las personas afectadas, con una breve exposición detallada de los motivos por los que se toma esta decisión.
b) Estimar la denuncia. En este caso, si afecta a personal interno de la Empresa se comunicará a la Dirección de Recursos Humanos o la persona que realice estas funciones, para que lo comunique a la persona afectada, aplicando las medidas oportunas y, en su caso, formulándose la oportuna denuncia ante las autoridades competentes.
Si la denuncia fuera con respecto a alguna persona externa a la Compañía pero con vinculación o a la Empresa como Entidad Jurídica, se pondrá en
conocimiento de las personas responsables y se adoptaran las medidas oportunas.
5. PROHIBICIÓN DE REPRESALIAS
Se prohíben expresamente los actos constitutivos de represalia, incluidas las amenazas de represalia y las tentativas de represalia contra las personas
informantes.
Se entiende por represalia cualesquiera actos u omisiones que, de forma directa o indirecta, supongan un trato desfavorable que sitúe a los informantes en desventaja particular con respecto a otras personas en el contexto laboral o profesional, solo por su condición de informantes, o por haber realizado una
revelación pública.
La persona que vea lesionados sus derechos por causa de su comunicación o revelación una vez transcurrido el plazo de dos años, podrá solicitar la protección de la autoridad competente que, excepcionalmente y de forma justificada, podrá extender el período de protección, previa audiencia de las personas u órganos que pudieran verse afectados. La denegación de la extensión del período de protección deberá estar motivada.
6. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
6.1 Datos personales:
La recopilación, el tratamiento y la comunicación de cualesquiera datos personales presentados a través del canal de denuncias se llevarán a cabo de
acuerdo con la legislación vigente en materia de protección de datos, incluido el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica 3/2018,
de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD).
Salvo en el caso de que la denuncia se presente de forma anónima, EDEBÉ tratará los datos personales de la persona denunciante, así como de la(s)
persona(s) denunciada(s) y los de otras personas mencionadas en tal denuncia, en calidad de responsable del tratamiento.
Cuando se presente una denuncia y se inicie una investigación se informará a las personas involucradas, salvo que fuera necesario aplazar su notificación para garantizar una investigación eficaz o que existieran otros intereses materiales justificados que prevalezcan sobre los intereses de la(s) persona(s)
investigada(s).
En caso de considerarse adecuado y pertinente, el examen de un asunto denunciado podría comportar la recopilación y el tratamiento de información
adicional a la indicada en la comunicación inicial, a través de entrevistas o conversaciones con la persona denunciante, la persona afectada o testigos. El
tratamiento también podría incluir información sobre posibles sanciones contempladas por la legislación laboral, así como el contenido de cualquier
notificación pertinente a las autoridades, incluidas las denuncias policiales.
6.2 Finalidad y base jurídica para el tratamiento
Los datos personales anteriores serán tratados para la tramitación e investigación de la denuncia presentada por el informante.
El tratamiento de datos necesarios para cumplir con las finalidades exigidas legalmente se basa en el cumplimiento de la obligación legal de la Ley de
Protección del Informante. El tratamiento de datos vinculado a las denuncias que no estén directamente vinculados a la obligación legal anterior, estará basado en los intereses legítimos de la Empresa, tales como la consideración a nuestro negocio y reputación, o el mantenimiento de los estándares exigidos para desempeñar un trabajo en la misma.
El tratamiento de los datos personales relativos a las condenas e infracciones penales se llevará a cabo de conformidad con lo previsto en el artículo 10 del
RGPD.
6.3 Destinatarios de los datos personales
Los datos personales recogidos a través del canal de denuncias podrán ser comunicados a las autoridades públicas y a aquellos terceros involucrados en el
tratamiento de las denuncias recibidas. Tales terceros, como encargados del tratamiento de los datos por cuenta de la Empresa, solo podrían tratar los datos
personales tras previo acuerdo para ello y siguiendo las instrucciones dadas por la misma. Dicha comunicación se llevará a cabo de conformidad con la
legislación aplicable en materia de protección de datos, incluidos el RGPD.
6.4 Conservación de los datos personales
Los datos personales que no sean necesarios para el conocimiento e investigación de los hechos u omisiones objeto de denuncia no serán en ningún
caso objeto de tratamiento, por lo que EDEBÉ procederá inmediatamente a su supresión.
Si la información contuviera datos personales incluidos dentro de las categorías especiales de datos, también se procederá a su inmediata supresión, sin que
proceda el registro y tratamiento de los mismos.
El resto de datos personales necesarios para la tramitación y gestión de la denuncia serán tratados durante el tiempo imprescindible. En todo caso, si en el
transcurso de 3 meses desde la recepción de la comunicación no se han iniciado las investigaciones, EDEBÉ suprimirá los datos, sin perjuicio del derecho a
conservar los datos para dejar evidencias del funcionamiento del canal de denuncias interno.
6.5 Derechos en materia de protección de datos de las personas denunciantes
y denunciadas.
EDEBÉ ha tomado todas las medidas necesarias y adecuadas para proteger tanto a las personas denunciantes y denunciadas como sus datos personales, y
garantizar sus derechos como personas interesadas.
En ese sentido, la normativa de protección de datos otorga a tales personas, como interesadas, determinados derechos cuya potestad para ejercerlos podría
estar sujeta a ciertas limitaciones. Tal es el caso de que un determinado derecho a obtener información esté supeditado a otros derechos. Teniendo en cuenta
tales limitaciones, cualquier persona interesada puede ejercer los siguientes derechos:
- Derecho de acceso: solicitud de acceso a sus datos personales y recibir una copia de estos.
- Derecho de rectificación: rectificación de los datos personales inexactos que le conciernan y a que se completen los datos personales que sean incompletos.
- Derecho de supresión: la Compañía estará obligada a suprimir los datos personales tratados referidos a las personas denunciantes o denunciadas, que
les conciernan, en caso de que lo soliciten, salvo que sean necesarios para la investigación en curso o futuros procedimientos judiciales. - Derecho de limitación del tratamiento: en determinados supuestos, existe el derecho a limitar el tratamiento que la empresa realice de los datos personales
que se refieran a las personas afectadas. - Derecho a la portabilidad de los datos: derecho a obtener los datos personales que afecten a la persona afectada, en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica, y a transmitirlos a un tercero, cuando el tratamiento se base en el consentimiento de la persona afectada o bien obedezca al cumplimiento de obligaciones derivadas de una contratación con esta.
- Derecho de oposición: derecho a oponerse a que se realice el tratamiento de los datos personales de la persona afectada salvo que esa información sea
necesaria para el desarrollo de la investigación o futuros procedimientos judiciales.
7. CANALES EXTERNOS
EDEBÉ le informa de que, además del canal interno de denuncias que se describe en esta Política, las personas informantes disponen de canales externos
a la Empresa, a los que pueden dirigirse para presentar las informaciones, de forma complementaria o alternativa al canal interno.
Concretamente pueden dirigirse a:
- La Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.A.I
- Ministerio Fiscal o Fiscalía Europea, según corresponda
- Agencia Tributaria
- SEPBLAC
- Cualesquiera otras autoridades administrativas competentes
ANEXO I: Formulario de denuncia.
