POLÍTICA DE DENÚNCIES – EDEBÉ EDUCACIÓN, SL
1. INTRODUCCIÓ
Aquesta Política de denúncies (d'ara endavant, la “Política”) té com a objectiu explicar el funcionament de l'eina interna de EDEBÉ EDUCACIÓN, SL (en
endavant, “EDEBÉ”, “Companyia” o “Empresa”) per comunicar, de manera confidencial i segura, les actuacions que puguin ser susceptibles de constituir
una irregularitat o acte il·lícit o que simplement incompleixin els principis de la Companyia o alguna normativa interna.
La seva implantació té base legal a la Llei 2/2023, de 20 de febrer, reguladora de la protecció de les persones que informin sobre infraccions normatives i de lluita contra la corrupció (d'ara endavant, la “Llei de Protecció de l'Informant”).
EDEBÉ es compromet a propiciar que l'empresa sigui un espai de treball segur i ajustat a la legalitat.
En aquest sentit, l'Empresa expressa TOLERÀNCIA ZERO davant de qualsevol actuació, fet o circumstància susceptible de constituir una il·legalitat o delicte
o que, com ja s'ha exposat, incompleixi els principis rectors de l'Empresa, i aquest procediment constitueix una mostra més del rebuig de la Companyia a aquestes conductes i una invitació que les persones treballadores i col·laboradores, l'utilitzin.
Sense perjudici del canal intern d'EDEBÉ, que es descriu en aquesta Política, s'informa els denunciants que també es poden adreçar als canals
externs que es descriuen a la Secció 7.
2. DEFINICIONS, PRINCIPIS BÀSICS I OBJECTIUS
2.1. Aquesta Política és una eina per comunicar les irregularitats o actes il·lícits, entesos com qualsevol accions o omissions que puguin constituir infraccions del Dret de la Unió Europea que:
a) Entreu dins l'àmbit d'aplicació de la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlament Europeu i del Consell, de 23 d'octubre de 2019, relativa a la
protecció de les persones que informin sobre infraccions del Dret de la Unió;
b) Incideixin en interessos financers o afectin el mercat interior;
c) puguin ser constitutives d'infracció penal o administrativa greu;
d) Puguen vulnerar la normativa interna de la Companyia.
A manera merament enunciativa i no limitativa, podran ser objecte de denúncia:
| Conflicte Laboral | Moobing / Harrasment Assetjament Sexual / Sexual Harrasment Discriminació Conducta inadequada i altres conflictes a l'entorn laboral |
| Condicions laborals | Condicions laborals |
| Privadesa / seguretat de la informació | Privadesa / seguretat de la informació |
| Actes contraris a la Integritat de l'empresa | Conflicte d'interès Corrupció de Funcionaris Públics Actes contraris a la integritat a l'àmbit privat |
| Frau Patrimonial | Frau Extern |
Tracte de Favor | Tracte de Favor |
| Control Financer | Control Intern sobre el Report Financer |
| Incompliment legal | Incompliment Llei |
| Altres |
2.2. Els principis que regeixen el funcionament i la gestió d'aquesta Política de denúncies i del Canal de Denúncies d'EDEBÉ són els següents:
a) Transparència i accessibilitat: El Canal de Denúncies serà de coneixement públic exposant-se i comunicant-se, a nivell extern a través de la pàgina web d'EDEBÉ, en una secció separada i fàcilment identificable ia nivell intern, a través de la intranet corporativa.
b) Confidencialitat: Compromís inequívoc de la garantia de confidencialitat, sobre la identitat i comunicacions de les persones informants, de les persones afectades i de qualsevol tercer que s'esmenti a la informació subministrada. La confidencialitat també es garanteix quan la comunicació sigui remesa per canals de denúncia que no siguin els establerts oa membres del personal no responsable del seu tractament, ja que tot el personal de EDEBÉ coneix la seva obligació de remetre les comunicacions rebudes al Responsable del Canal Intern de forma immediata, sent conscient que el trencament de l'obligació de confidencialitat es considera com una infracció molt greu.
c) Bona Fe: Les comunicacions que s'efectuïn a través del Canal de Denúncies seran realitzades amb convicció quant a la veritat o exactitud.
d) Objectivitat i Imparcialitat: Totes les comunicacions que facin i rebin l'empresa a través del seu Canal de Denúncies, seran tractades i gestionades sota els mateixos criteris, amb independència de qui les faci i sobre qui o què versin.
e) Prohibició de represàlies: Tal com s'exposa a la Secció 5 d'aquesta Política, la persona denunciant que exerceixi el seu dret a utilitzar aquest canal de denúncia de bona fe, no podrà ser perseguida ni represaliada de cap manera aquest motiu, incloent les amenaces de represàlia i les temptatives de represàlia.
f) Presumpció d'innocència: S'exigeix el respecte de la presumpció d'innocència i el dret a l'honor de la persona afectada per les comunicacions realitzades. El denunciat tindrà dret a presentar al·legacions ia ser escoltats en tot moment.
g) Protecció de dades: En tot cas, s'hauran de respectar els principis i les obligacions en matèria de protecció de dades, de conformitat amb el Reglament (UE) 2016/679 General de Protecció de Dades (RGPD) i la Llei Orgànica 3/2018, de 5 de desembre, de Protecció de Dades Personals i garantia dels drets digitals (LOPDGDD).
3. ÀMBIT D'APLICACIÓ
El canal de denúncies d'EDEBÉ estarà a disposició de totes les persones que tinguin relació laboral o professional amb l'Empresa i que duguin a terme activitats o prestin serveis en o per aquesta i que tinguessin coneixement d'infraccions, actes il·lícits o irregularitats que poguessin afectar l'empresa.
Concretament, el canal de denúncies és a disposició de:
a) Persones treballadores;
b) Persones en pràctiques;
c) Candidats/des a llocs de treball que es trobin en un procés de selecció de personal o de negociació contractual;
d) Autònoms/es;
e) Accionistes, partícips i persones pertanyents a lòrgan dadministració, direcció o supervisió de lempresa, inclosos els membres no executius;
f) Qualsevol persona que treballi per a sota la supervisió i la direcció de contractistes, subcontractistes i proveïdors d'EDEBÉ.
Així mateix, convé posar èmfasi que les mesures de protecció legal a la persona informant també apliquen a:
a) Persones físiques que assisteixin la persona informant i que tinguin el mateix vincle amb EDEBÉ;
b) Persones físiques que estiguin relacionades amb la persona informant i que puguin patir represàlies, com a companys/es de treball o familiars de la persona informant;
c) Persones jurídiques per a les quals treballi la persona informant o amb qui mantingui qualsevol altre tipus de relació en un context laboral o en les quals
ostenti una participació significativa.
4. PROCEDIMENT I GESTION DE DENÚNCIES: CANAL DE DENÚNCIES INTERN D'EDEBÉ.
A) Responsables
Les persones que intervenen en el procediment tenen l'obligació de guardar una estricta confidencialitat i reserva i no han de transmetre ni divulgar
informació sobre el contingut de les denúncies presentades, resoltes o en procés de recerca de les que tinguin coneixement i, sobretot, la
identitat de la persona informant si l'ha revelada. Segons allò que s'estableix al principi de confidencialitat, dins de l'apartat de principis i
garanties.
Es crea una Comissió d'Admissió i de Gestió que estudiarà i analitzarà les denúncies i serà el responsable de la gestió del Canal. Aquesta Comissió estarà
integrada per personal de RH de l'empresa.
L'accés a les dades personals contingudes al Canal de denúncies queda limitat, dins l'àmbit de les seves competències i funcions, exclusivament a:
a) La persona responsable del Canal Intern;
b) La persona responsable de RRHH d'EDEBÉ, només quan escau l'adopció de mesures disciplinàries contra una persona treballadora;
c) La persona responsable del departament legal d'EDEBÉ, si escau adopció de mesures legals en relació amb els fets relatats a la comunicació.
d) Les persones encarregades del tractament designades per EDEBÉ i que requereixin accedir a aquestes dades en el marc de la prestació dels seus serveis;
e) La persona delegada de protecció de dades.
B) Procediment:
I. Inici:
La investigació comença a partir de la denúncia realitzada per la persona coneixedora del suposat fet o conducta irregular. La persona informant
té dret a presentar la denúncia de manera anònima.
La comunicació d'una denúncia podrà fer-se per escrit o de forma verbal (segons allò que s'ha descrit al pas II), garantint-se per part de l'Empresa la
confidencialitat tant de la persona informant com de qualsevol altra persona involucrada o detallada durant el procés.
La persona informant podrà escollir si vol rebre comunicacions sobre els avenços en la investigació i tramitació de la denúncia, o si, per contra, prefereix no tenir més informació sobre això.
Depenent de l'anterior i també de si la persona informant vol mantenir l'anonimat o prefereix revelar-ne la identitat, les denúncies podrà contenir les dades següents:
1. Dades de la persona denunciant (si no és anònima i si la persona informant vol mantenir comunicacions amb el Responsable del Canal Intern sobre els avenços de la investigació i tramitació de la denúncia): Nom i cognoms, DNI, domicili, número de telèfon i correu
electrònic.
Si és proporcionada, aquesta informació serà utilitzada per mantenir la comunicació amb l'informant o, si escau, per sol·licitar-li informació addicional.
2. Exposició dels fets denunciats de la manera més detallada possible.
3. Forma en què es va tenir coneixement dels fets que són denunciats.
4. Persona o entitat contra la qual es dirigeix la denúncia, indicant, en cas de persona física, les dades més grans
possibles per permetre'n la individualització (nom i cognoms, càrrec, àrea de l'empresa, etc.).
5. Indicació de possibles testimonis que haguessin presenciat els fets denunciats o que tinguessin antecedents sobre aquests.
6. Qualsevol altra informació que pugui ser útil en l'avaluació, la investigació i la resolució final dels fets denunciats.
7. Qualsevol documentació que provi la denúncia.
La persona informant no podrà ser objecte de represàlies de cap mena pel simple fet de denunciar, de conformitat amb el que indica la Secció 5 de
aquesta Política.
II. Mitjans de comunicació:
La persona informant podrà escollir entre els següents canals per presentar la denúncia:
Per correu ordinari: A l'atenció del Canal de Denúncies
Per correu electrònic: canaldedenúncies@edebe.net
Per via telefònica: A les persones integrants de la Comissió de Admissió i Gestió
En una reunió presencial: La persona informant pot sol·licitar la reunió presencial enviant un correu electrònic a través de qualsevol dels mitjans i canals indicats, que haurà de tenir lloc en el termini màxim de 7 dies des de la sol·licitud.
A efectes de garantir el contingut de les comunicacions verbals, incloses les presencials, aquestes seran documentades, previ consentiment de la persona informant. Per fer-ho, es podran utilitzar els mètodes següents:
(i) L'enregistrament de la conversa en un format segur, durador i accessible o;
(ii) Mitjançant una transcripció exacta i completa de la conversa realitzada pel personal responsable de tractar-la. En aquest cas, s'haurà d'oferir a la persona informant l'oportunitat de comprovar, rectificar i acceptar mitjançant la seva signatura la transcripció realitzada.
III. Acusament de rebut:
La Comissió d'Admissió i Gestió enviarà un justificant de recepció de la denúncia la persona informant, en el termini de 7 dies naturals següents a la recepció, sempre que aquesta no sigui anònima.
IV. Admissió a tràmit:
Un cop rebuda la denúncia, la Comissió d'Admissió i Gestió procedirà al registre, obrint un expedient i identificant-la per una referència, que
garanteixi el compliment del que preveu la normativa de protecció de dades personals. I comprovaran tots els possibles incompliments de forma
curosa i confidencial.
En cas de tractar-se d'una denúncia relativa a matèries regulades al Protocol d'Assetjament que actualment està vigent a l'empresa, rebuda la denúncia, aquesta es reenviarà a la Comissió existent en matèria d'Assetjament per a la seva tramitació per aquest Canal.
Si hi ha indicis que els fets de la denúncia siguin constitutius d'un delicte, EDEBÉ remetrà la comunicació immediatament al Ministeri Fiscal. Al
cas que els fets afectin els interessos financers de la Unió Europea, es remetrà a la Fiscalia Europea.
La Comissió d'Admissió i Gestió podrà:
a) En el cas que la denúncia no sigui anònima, requerir el denunciant perquè proporcioni informació addicional, procedeixi a esmenar els defectes formals o aclareixi la informació transmesa o lliuri documentació addicional.
b) Admetre a tràmit la denúncia, per recollir indicis que la conducta denunciada constitueix una irregularitat o acte il·lícit, de conformitat amb el que indica la Secció 2.1. d'aquesta política.
c) Rebutjar la denúncia i procedir al seu arxiu, quan de manera manifesta s'hagi formulat de mala fe o abús de dret o quan es desprengui de la pròpia denúncia que la conducta o fets denunciats no constitueixin una irregularitat o un acte il·lícit, de conformitat amb allò indicat a la Secció 2.1. d'aquesta política.
Si es dóna aquest supòsit, s'ha de deixar constància en un informe de les causes que justifiquen les raons de l'arxiu.
Existint indicis raonables, la Comissió d'Admissió i Gestió la derivarà, si escau, a la Comissió de Recerca:
En el cas de denúncies anònimes, la Comissió d'Admissió i Gestió seguirà els tràmits previstos als apartats b) ic) anteriors.
V. Comissió de recerca:
Admesa a tràmit la denúncia, el procediment estarà a les mans de la Comissió de recerca. Aquesta Comissió estarà formada per les persones que es determinin per part de la Direcció de l'Empresa segons competència en la matèria i responsabilitat, llevat que la persona objecte de la denúncia sigui el
Director general, cas en què serà el Consell d'Administració el que determini les persones que formin aquesta Comissió.
Addicionalment, si fos necessari, podria formar part de la Comissió esmentada alguna persona externa experta en la matèria objecte de denúncia.
La Comissió de Recerca respectarà el principi de presumpció d'innocència en tots els tràmits i les actuacions que dugui a terme i evidentment, mantindrà la confidencialitat en tot moment.
El procediment s'inicia comunicant per escrit a les parts interessades l'acord de començament del procediment de recerca, llevat del cas de
que la denúncia sigui anònima o que fos necessari ajornar la seva notificació per garantir una investigació eficaç o que existissin altres interessos materials
justificats que prevalguin sobre els interessos de la(les) persona(es) investigada(es) o interessada(s).
Les funcions de la Comissió de Recerca són:
- Analitzar la denúncia i, si escau, la documentació que s'hi adjunti.
- Entrevistar-se amb la persona denunciant. Si aquesta ha decidit anar directament a la fase de denúncia i investigació, ha de ser informada del procediment i de les vies possibles dactuació. Si a la denúncia no estan suficientment relatats els fets, es demanarà que es faci un relat addicional dels fets.
- Entrevistar-se amb la persona denunciada.
- Entrevistar possibles testimonis.
- Valorar si cal mesures cautelars.
- Emetre linforme vinculant.
Aquesta Comissió conclourà amb un informe, que s'emetrà, com a molt tard, dins dels 3 mesos següents a la formulació de la denúncia, excepte en casos de
especial complexitat que es requereixi una ampliació del termini, cas en què aquest es podrà estendre fins a un màxim de 3 mesos addicionals més. L'informe inclourà les conclusions a què s'hagi arribat i la proposta de les mesures que es considerin adequades. La Comissió serà la responsable de la gestió, custòdia, i garant de la confidencialitat, del conjunt de documents que es generin i es manegin en aquesta fase. A aquest efecte, l'empresa posa a la vostra disposició els mitjans necessaris per fer gestionar aquestes responsabilitats.
L'informe de la Comissió de Recerca es remetrà a l'Òrgan Resolutor.
VI. Òrgan Resolutor:
L'òrgan resolutor estarà format pel director general i els membres del Comitè de Direcció de l'Empresa que siguin pertinents, llevat que la persona
objecte de la denúncia sigui el Director General, cas en què l'Òrgan Resolutor passarà a estar integrat pel Consell d'Administració de l'Empresa.
Després d'analitzar totes les circumstàncies i valorant la investigació efectuada, l'Òrgan Resolutor formularà la proposta de resolució que enviarà per escrit a les parts perquè, en el termini de set dies, formulin les al·legacions que estimin oportunes.
Transcorregut aquest termini, la Resolució serà ferma. La fermesa de la Resolució es comunicarà a les parts.
La Resolució podrà tenir dos sentits:
a) Desestimar la denúncia. En aquest cas, es comunicarà per escrit a la persona denunciant ia les persones afectades, amb una breu exposició detallada dels motius pels quals es pren aquesta decisió.
b) Estimar la denúncia. En aquest cas, si afecta personal intern de l'Empresa es comunicarà a la Direcció de Recursos Humans oa la persona que realitzi aquestes funcions, perquè ho comuniqui a la persona afectada, aplicant les mesures oportunes i, si escau, es formularà l'oportuna denúncia davant les autoritats competents.
Si la denúncia fos respecte a alguna persona externa a la Companyia però amb vinculació oa l'Empresa com a Entitat Jurídica, es posarà a
coneixement de les persones responsables i s'adoptaran les mesures oportunes.
5. PROHIBICIÓ DE REPRESÀLIES
Es prohibeixen expressament els actes constitutius de represàlia, incloses les amenaces de represàlia i les temptatives de represàlia contra les persones
informants.
S'entén per represàlia qualssevol actes o omissions que, de forma directa o indirecta, suposin un tracte desfavorable que situï els informants en desavantatge particular respecte d'altres persones en el context laboral o professional, només per la condició d'informants, o per haver-hi realitzat una
revelació pública.
La persona que vegi lesionats els seus drets per causa de la seva comunicació o revelació una vegada transcorregut el termini de dos anys, podrà sol·licitar la protecció de lautoritat competent que, excepcionalment i de forma justificada, podrà estendre el període de protecció, prèvia audiència de les persones o òrgans que es puguin veure afectats. La denegació de lextensió del període de protecció haurà destar motivada.
6. TRACTAMENT DE DADES PERSONALS
6.1 Dades personals:
La recopilació, el tractament i la comunicació de qualssevol dades personals presentades a través del canal de denúncies es portaran a terme de
acord amb la legislació vigent en matèria de protecció de dades, inclòs el Reglament General de Protecció de Dades (RGPD) i la Llei Orgànica 3/2018,
de 5 de desembre, de protecció de dades personals i garantia dels drets digitals (LOPDGDD).
Excepte en el cas que la denúncia es presenti de forma anònima, EDEBÉ tractarà les dades personals de la persona denunciant, així com de la(es)
persona(es) denunciada(es) i els d'altres persones esmentades en aquesta denúncia, en qualitat de responsable del tractament.
Quan es presenti una denúncia i s'iniciï una investigació s'informarà les persones involucrades, llevat que fos necessari ajornar la seva notificació per garantir una investigació eficaç o que existissin altres interessos materials justificats que prevalguin sobre els interessos de la(es) persona(es)
investigada(es).
Si es considera adequat i pertinent, l'examen d'un assumpte denunciat podria comportar la recopilació i el tractament d'informació
addicional a la indicada a la comunicació inicial, a través d'entrevistes o converses amb la persona denunciant, la persona afectada o testimonis. El
tractament també podria incloure informació sobre possibles sancions contemplades per la legislació laboral, així com el contingut de qualsevol
notificació pertinent a les autoritats, incloses les denúncies policials.
6.2 Finalitat i base jurídica per al tractament
Les dades personals anteriors seran tractades per a la tramitació i la investigació de la denúncia presentada per l'informant.
El tractament de dades necessàries per complir amb les finalitats exigides legalment es basa en el compliment de l'obligació legal de la Llei de
Protecció de l'Informant. El tractament de dades vinculat a les denúncies que no estiguin directament vinculades a l'obligació legal anterior, estarà basat en els interessos legítims de l'Empresa, com ara la consideració al nostre negoci i la reputació, o el manteniment dels estàndards exigits per exercir una feina a la mateixa.
El tractament de les dades personals relatives a les condemnes i infraccions penals es durà a terme de conformitat amb el que preveu l'article 10 del
RGPD.
6.3 Destinataris de les dades personals
Les dades personals recollides a través del canal de denúncies podran ser comunicades a les autoritats públiques ia aquells tercers involucrats al
tractament de les denúncies rebudes. Aquests tercers, com a encarregats del tractament de les dades per compte de l'Empresa, només podrien tractar les dades
personals després de previ acord per fer-ho i seguint les instruccions donades per aquesta. Aquesta comunicació es durà a terme de conformitat amb la
legislació aplicable en matèria de protecció de dades, incloent-hi el RGPD.
6.4 Conservació de les dades personals
Les dades personals que no siguin necessàries per al coneixement i la investigació dels fets o omissions objecte de denúncia no seran en cap
cas objecte de tractament, per la qual cosa EDEBÉ procedirà immediatament a suprimir-lo.
Si la informació contingués dades personals incloses dins de les categories especials de dades, també es procedirà a la seva immediata supressió, sense que
procedeixi el registre i tractament dels mateixos.
La resta de dades personals necessàries per a la tramitació i gestió de la denúncia seran tractades durant el temps imprescindible. En tot cas, si al
transcurs de 3 mesos des de la recepció de la comunicació no s'han iniciat les investigacions, EDEBÉ suprimirà les dades, sense perjudici del dret a
conservar les dades per deixar evidències del funcionament del canal de denúncies intern.
6.5 Drets en matèria de protecció de dades de les persones denunciants
i denunciades.
EDEBÉ ha pres totes les mesures necessàries i adequades per protegir tant les persones denunciants i denunciades com les seves dades personals, i
garantir els seus drets com a persones interessades.
En aquest sentit, la normativa de protecció de dades atorga a tals persones, com a interessades, determinats drets la potestat dels quals per exercir-los podria
estar subjecta a certes limitacions. Aquest és el cas que un dret determinat a obtenir informació estigui supeditat a altres drets. Tenint en compte
aquestes limitacions, qualsevol persona interessada pot exercir els drets següents:
- Dret d'accés: sol·licitud d'accés a les vostres dades personals i rebre'n una còpia.
- Dret de rectificació: rectificació de les dades personals inexactes que li concerneixin ja que es completin les dades personals que siguin incompletes.
- Dret de supressió: la Companyia estarà obligada a suprimir les dades personals tractades referides a les persones denunciants o denunciades, que
els concerneixin, en cas que ho sol·licitin, llevat que siguin necessaris per a la investigació en curs o futurs procediments judicials. - Dret de limitació del tractament: en determinats supòsits, hi ha el dret a limitar el tractament que l'empresa faci de les dades personals
que es refereixin a les persones afectades. - Dret a la portabilitat de les dades: dret a obtenir les dades personals que afectin la persona afectada, en un format estructurat, d'ús comú i lectura mecànica, ia transmetre'ls a un tercer, quan el tractament es base en el consentiment de la persona afectada o bé obeeixi al compliment d'obligacions derivades d'una contractació amb aquesta.
- Dret d'oposició: dret a oposar-se a fer el tractament de les dades personals de la persona afectada llevat que aquesta informació sigui
necessària per al desenvolupament de la investigació o futurs procediments judicials.
7. CANALS EXTERNS
EDEBÉ us informa que, a més del canal intern de denúncies que es descriu en aquesta Política, les persones informants disposen de canals externs
a l'Empresa, a qui poden adreçar-se per presentar les informacions, de forma complementària o alternativa al canal intern.
Concretament poden adreçar-se a:
- L'Autoritat Independent de Protecció de l'Informant, AAI
- Ministeri Fiscal o Fiscalia Europea, segons correspongui
- Agència Tributària
- SEPBLAC
- Qualssevol altres autoritats administratives competents
ANNEX I: Formulari de denúncia.
